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tablas dinamicas y piloto de datos para presentaciones OLAP



Piloto de datos



Piloto de datos.- Es una herramienta para presentar la información basado en la tecnología OLAP, provee una forma de visualización de la información para la
alta gerencia, en formatos resumidos y fáciles de manipular, a diferencia de
los informes ordinarios,piloto de datos ofrece tablas dinámicas, modificables
en su estructura, con capacidad de filtrar columnas y filas y añadir subtotales
de manera dinámica.


Para probar la herramienta utilizaremos como datos de ejemplo el caso de ventas de frutas por departamentos en la que se tiene como columnas de totalización “TOTAL VENTAS” y “GASTOS
DE OPERACIÓN” y finalmente tenemos las columnas de “UTILIDADES” y “ TIPO UTILIDAD” que develan el
rendimiento de la ventas de frutas.



DPTO

PRODUCTO

TOTAL VENTAS

GASTOS OPERACIÓN

UTILIDADES

TIPO UTILIDAD

LIMA

UVAS

4489

2453

2036

Ganancia

PUNO

NARANJAS

5291

2739

2552

Ganancia

AREQUIPA

MANZANAS

3712

2314

1399

Ganancia

AREQUIPA

PLATANOS

5304

2231

3073

Ganancia

TACNA

NARANJAS

2731

2463

267

Ganancia

LIMA

PLATANOS

2216

1707

509

Ganancia

PUNO

UVAS

3148

83

3065

Ganancia

AREQUIPA

UVAS

3910

904

3006

Ganancia

AREQUIPA

NARANJAS

4970

2906

2064

Ganancia

TACNA

PLATANOS

1689

1963

-274

Perdida

LIMA

PLATANOS

2067

1010

1056

Ganancia

PUNO

MANZANAS

3836

785

3051

Ganancia

AREQUIPA

PLATANOS

2716

167

2549

Ganancia

AREQUIPA

UVAS

5649

2704

2946

Ganancia

TACNA

NARANJAS

4043

23

4020

Ganancia

LIMA

NARANJAS

1495

1945

-450

Perdida

PUNO

NARANJAS

1011

1045

-34

Perdida

AREQUIPA

NARANJAS

1529

860

669

Ganancia

AREQUIPA

PLATANOS

2948

1226

1722

Ganancia

TACNA

UVAS

4685

2675

2010

Ganancia

LIMA

MANZANAS

2517

254

2262

Ganancia

PUNO

PLATANOS

1451

1125

325

Ganancia

AREQUIPA

UVAS

5344

2025

3319

Ganancia

AREQUIPA

UVAS

3816

1588

2227

Ganancia

TACNA

UVAS

3345

660

2685

Ganancia

LIMA

MANZANAS

1155

1645

-490

Perdida

PUNO

UVAS

4034

446

3588

Ganancia

AREQUIPA

PLATANOS

2522

2286

236

Ganancia

AREQUIPA

NARANJAS

4321

877

3444

Ganancia

TACNA

MANZANAS

1421

780

641

Ganancia

LIMA

MANZANAS

4773

2655

2117

Ganancia

PUNO

UVAS

5735

248

5487

Ganancia

AREQUIPA

MANZANAS

3838

2366

1472

Ganancia

AREQUIPA

PLATANOS

1003

876

126

Ganancia

TACNA

MANZANAS

1126

536

589

Ganancia

LIMA

PLATANOS

3559

59

3501

Ganancia

PUNO

PLATANOS

1029

2632

-1603

Perdida

AREQUIPA

UVAS

2469

2524

-55

Perdida

AREQUIPA

NARANJAS

1172

2030

-858

Perdida

TACNA

NARANJAS

3110

516

2594

Ganancia

LIMA

UVAS

5536

1194

4341

Ganancia


Para generar nuestra tabla dinámica entraremos por el menú principal en
la opción Datos/Piloto de datos/inicio.
En seguida tendremos la opción de elegir la fuente de los datos a
analizar, que puede ser externa o interna es decir en la misma hoja de cálculo,
para nuestro caso deberíamos haber dejado el cursor en el área de datos a
analizar con ello se autoseleccionará el rango de datos, que también ha podido
ser previamente seleccionado, como se muestra en la figura



En seguida arrastramos con el mouse las columnas que se muestran en forma de botones, hacia las zonas en blanco, de acuerdo a la forma en que queremos que se muestre
la información.




Una vez que se haya arrastrado las columnas en las zonas requeridas hacemos clic en al botón aceptar.


Como resultado tendremos un resumen de reporte de doble entrada DPTO vs PRODUCTO y en la parte superior tendremos el filtro por TIPO DE UTILIDAD






Si nuestro interés fuese tener un cuadro de análisis solo entre PUNO y AREQUIPA, activamos la opción de filtro haciendo clic derecho sobre el área de la tabla dinámica y luego pinchamos en la opción de filtro.





Seleccionamos las opciones del criterio de filtro y finalmente aceptamos.

Como resultado tenemos la siguiente cuadricula:








Sin embargo se puede apreciar que las capacidades de filtro de open office tiene limitaciones en comparación de la hoja de cálculoExcel que veremos a continuación trabajando con los mismos datos pero en el entorno de
Microsoft Excel.





Tablas dinámicas con MS Excel



Para este caso trabajaremos con el Microsoft Excel 2010 que tiene la capacidad de trabajar las tablas dinámicas analizándola en línea desde las fuentes de datos externas, la misma información anterior ahora estará en
MySQL. Y accederemos a ella mediante una conexión ODBC.






Para ello previamente tenemos que tener el controlador ODBC para el motor de bases de datos MySQL que está libre para descargárselo del internet y luego instalarlo, una vez instalado correctamente desde el
administrador de orígenes de Bases de Datos del Windows agregamos la conexión
ODBC.





Al hacer clic en el botón finalizar tenemos la ventana donde se llenan los parámetros de conexión, para nuestro caso en lo que respecta al parámetro del servidor pusimos “localhost” sin embargo si el servidor estaría
en otra computadora tendríamos que consignar su respectivo IP y tener en cuenta
que el puerto por el que se está estableciendo la interconexión este
habilitado. Una vez que se haya consignado los parámetros debemos de realizar
una comprobación de disponibilidad de la conexión clicando en el botón “test”






Una vez que se tenga listo la conexión ODBC en el Windows cargamos el MS Excel y en la opción insertar/tabla dinámica, elegimos la opción utilizar fuente de datos externa y luego ubicamos a conexión que se ha configurado
antes




Elegimos nueva conexión y luego nombre de origen de datos ODBC




Seguidamente ubicamos la conexión ODBC Ventas.








Seguidamente tendremos que elegir la tabla que se va ha utilizar en la presentación de la información, para nuestro caso solo se tiene una tabla.






Una vez elegido la tabla, se tendrá el entorno para administrar la tabla dinámica. Iniciamos arrastrando con el mouse las columnas hacia las áreas que se muestran en la parte de abajo que son:


· Etiquetas de Fila.- La información que se consigne en esta zona se desplegara hacia abajo
de acuerdo a la cantidad de información.


· Etiquetas de Columna.- de manera análoga también dependerá de la cantidad de información
para desplegarse hacia la derecha


· Filtro de Informe.- visto desde un punto de vista de las dimensiones, esta seria una
tercera dimensión que nos permite filtrar la información, desplegando en una
lista todas las ocurrencias de la variable que representa.


Sumatoria de Valores.- elegimos para este sector la información que en
si se analizará, y una vez elegido tenemos la opción de elegir si se sumara, se
contara o se aplicará alguna otras operación.




En la medida que vayamos arrastrando los campos a los respectivos sectores se ira formando el cuadro de presentación de la información.






Finalmente tenemos la presentación de la información en el cuadro requerido y la característica es que se está analizando la información en línea desde una fuente de datos externa.







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